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编制招标(采购)文件要注意细节

2015年05月29日 00时00分
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编制招标(采购)文件要注意细节

时间过得真快,转眼我们来到中心已经五个月了,相信这五个月大家都是在新鲜、紧张和忙碌中度过的,每个人对自己新的岗位、新的工作都会有不同的感受,也会引发很多不同的思考。感谢领导和同志们这几个月的帮助和指导,特别是给了我外出学习培训的机会。作为一个新人,毫无经验,本来没有这个资格坐在这里跟大家讲什么,我也一直把自己当成一个学生。但是承蒙领导信任,我也只好“赶鸭子上架”、勉为其难,把我参加外出培训和这几个月的工作,学习到的、想到的一些感受向领导和同志们做一次汇报。

虽然坐在这战战兢兢、如履薄冰,但我也非常珍惜这次和同志们一起交流,提高自己的业务本领,锻炼自己能力水平的机会。

我要向大家汇报的,是我学习的心得,更多的是工作中的感受,肯定有很多疏漏和偏颇之处,甚至有可能是理解上的谬误,真心的希望领导和同志们不吝赐教,多多批评指正。今天我要谈的是“编制招标(采购)文件要注意细节”。

一、我们的组织形式

201531《中华人民共和国政府采购法实施条例》正式颁布实施,进一步明确了我们的组织形式。

1、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十二条规定:政府采购法所称采购代理机构,是指集中采购机构和集中采购机构以外的采购代理机构。  

集中采购机构是设区的市级以上人民政府依法设立的非营利事业法人,是代理集中采购项目的执行机构。

2、《中华人民共和国招标投标法》第十三条规定:招标代理机构是依法设立、从事招标代理业务并提供相关服务的社会中介组织。

招标代理机构应当具备下列条件:

(一)有从事招标代理业务的营业场所和相应资金;

(二)有能够编制招标文件和组织评标的相应专业力量;

(三)有符合本法第三十七条第三款规定条件、可以作为评标委员会成员人选的技术、经济等方面的专家库。

我们实际上属于“集中采购机构”和“招标代理机构”。

二、编制招标(采购)文件是我们的重要工作任务之一

1、 《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十三条规定:采购代理机构应当建立完善的政府采购内部监督管理制度,具备开展政府采购业务所需的评审条件和设施。

采购代理机构应当提高确定采购需求,编制招标文件、谈判文件、询价通知书,拟订合同文本和优化采购程序的专业化服务水平,根据采购人委托在规定的时间内及时组织采购人与中标或者成交供应商签订政府采购合同,及时协助采购人对采购项目进行验收。

2、 《中华人民共和国招标投标法》第十九条规定:招标人应当根据招标项目的特点和需要编制招标文件。

招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。

3、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第三十二条规定:采购人或者采购代理机构应当按照国务院财政部门制定的招标文件标准文本编制招标文件。  

招标文件应当包括采购项目的商务条件、采购需求、投标人的资格条件、投标报价要求、评标方法、评标标准以及拟签订的合同文本等。

4《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部18号令)第十八条规定:招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件。招标文件包括以下内容:

(一)投标邀请;

(二)投标人须知(包括密封、签署、盖章要求等);

(三)投标人应当提交的资格、资信证明文件;

(四)投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金交纳方式;

(五)招标项目的技术规格、要求和数量,包括附件、图纸等;

(六)合同主要条款及合同签订方式;

(七)交货和提供服务的时间;

(八)评标方法、评标标准和废标条款;

(九)投标截止时间、开标时间及地点;

(十)省级以上财政部门规定的其他事项。

招标人应当在招标文件中规定并标明实质性要求和条件。

三、采购文件的编制水平是财政部门对我们的考核事项之一

1、《中华人民共和国政府采购法》第六十六条规定:政府采购监督管理部门应当对集中采购机构的采购价格、节约资金效果、服务质量、信誉状况、有无违法行为等事项进行考核,并定期如实公布考核结果。

2、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第六十条规定:除政府采购法第六十六条规定的考核事项外,财政部门对集中采购机构的考核事项还包括:

(一)政府采购政策的执行情况;

(二)采购文件编制水平;

(三)采购方式和采购程序的执行情况;

(四)询问、质疑答复情况;

(五)内部监督管理制度建设及执行情况;

(六)省级以上人民政府财政部门规定的其他事项。

财政部门应当制定考核计划,定期对集中采购机构进行考核,考核结果有重要情况的,应当向本级人民政府报告。

四、招标文件是招投标审计的重要依据

招投标审计依据:

1.招标管理制度

2.招标文件

3.招标答疑文件

4.标底文件

5.投标保函

6.投标人资质证明文件

7.投标文件

8.投标澄清文件

9.开标记录

10.开标鉴证文件

11.评标记录

12.定标记录

13.中标通知书

14.专项合同

五、招投标文件及标底文件审计

1.检查招标文件的内容是否合法、合规,是否全面、准确地表述招标项目的实际状况;  

2.检查招标文件是否表述招标人的实质性要求;

3.检查采取工程量清单报价方式招标时,其标底是否按《建设工程工程量清单计价规范》的规定填制;  

4.检查施工现场的实际状况是否符合招标文件的规定;

5.检查投标保函的额度和送达时间是否符合招标文件的规定;

6.检查投标文件的送达时间是否符合招标文件的规定、法人代表签章是否齐全。

六、编制招标(采购)文件要注意细节

编制招标(采购)文件既是考核、审计的重要内容,又是投标人或供应商编制投标文件,评标委员会评标的重要依据。所以我们在编制招标(采购)文件时要慎之又慎,注意每一个细节。一个存在瑕疵的招标(采购)文件,往往会成为招标(采购)人设置“陷阱”的工具,反之,有时也会成为投标人或供应商“反戈一击”实现自己目的的武器。

下面,通过两件质疑带给我的启示和反思,从细节处入手,研究我们在编制招标文件、谈判文件、询价通知书时,是否可以在遵规守法的前提下,制定一个恰当的标准,让我们编制的招标文件更上层楼。

201548日法规部受理了第一件质疑,质疑事项涉及“响应文件密封”、“谈判文件的资质要求”等问题。接下来我们就这两个问题共同探讨:首先谈“文件密封”的问题。

1《中华人民共和国招标投标法》第三十六条规定:开标时,由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,也可以由招标人委托的公证机构检查并公证;经确认无误后,由工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

2、《中华人民共和国招标投标法实施条例》第三十六条规定:未通过资格预审的申请人提交的投标文件,以及逾期送达或者不按照招标文件要求密封的投标文件,招标人应当拒收。

3、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令18号)第十八条规定:招标采购单位应当根据招标项目的特点和需求编制招标文件。招标文件包括以下内容:(二)投标人须知(包括密封、签署、盖章要求等)……第三十一条规定:投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件密封送达投标地点。第四十条规定:开标时,应当由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况,也可以由招标人委托的公证机构检查并公证;经确认无误后,由招标工作人员当众拆封,宣读投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的备选投标方案和投标文件的其他主要内容。第五十六条规定:投标文件属下列情况之一的,应当在资格性、符合性检查时按照无效投标处理:(二)未按照招标文件规定要求密封、签署、盖章的……

    目前,我们中心编制的招标文件中关于“文件密封”有这样要求的:第二部分  投标方须知  D 投标文件的递交

16. 投标文件的密封及标记

16.1投标人应将投标文件密封,内装一份投标文件正本和五份副本。

16.2 未密封的投标文件将被拒收,其投标无效。

22.投标方有下列情况之一的,其投标文件将被拒绝或投标无效。

22.2 投标文件未按规定密封的。

还有这样要求的:投标须知前附表

4.1.1

投标文件包装

投标文件必须严格按照以下要求包封:

1、投标人应将正本单独密封,副本单独密封,然后再将两个内层包封统一密封在一个外层包封中;

2电子版文件与正本密封在一起;

4.1.2

封套上写明

招标人名称:齐齐哈尔市昂昂溪区榆树屯镇大五福玛

招标人地址:齐齐哈尔市昂昂溪区榆树屯镇大五福玛

(项目名称)      文件在201557日下午1400前不得开启

外层密封袋的封口处必须加盖密封章,外层密封袋上不可以有投标单位的名称、标志、公章。

其他省市编制的招标文件中关于“文件密封”有这样要求的:

10.25

投标文件的密封

投标文件分别密封为商务、技术、报价三部分,并将每部分的正本和副本用一个信袋密封。且标注“请勿在2015621430分之前启封”字样,并在封签处加盖公章和供应商法定代表人或被授权代表签字。

还有这样要求的:

六、投标文件的密封

1投标人应将投标文件密封在密封袋里。

2、外层包封的封套上写明:招标单位、招标文件编号、招标项目名称,另外应注明投标方名称、地址、电话。

3、投标文件封套口要加盖投标单位公章,并注明“开标时间以前不得开封”字样。

4、如果投标文件没有按本规定装订和加写标记及密封,招标人将不承担投标文件提前开封的责任。

还有规定密封件正面和封口格式的:

公开招标响应文件包装袋密封件正面和封口格式

报价文件包装袋密封件正面格式

收件人:大庆市龙凤区政府采购中心                                       

项目名称:

项目编号:

供应商名称(公章):

 

 

                                                            

公开招标响应文件封口格式

请勿在北京时间            :    时之前启封

加盖供应商公章

如此多样的要求难免让投标人借题发挥提出质疑,进而影响开标效果。今天我们就此共同商定一个更加适当的“文件密封”要求,让我们在开标时检查密封情况更加有的放矢。

接下来谈谈关于“资质要求”的问题:

1《中华人民共和国招标投标法》第二十五条规定:投标人是响应招标、参加投标竞争的法人或者其他组织。

依法招标的科研项目允许个人参加投标的,投标的个人适用本法有关投标人的规定。

第二十六条规定:投标人应当具备承担招标项目的能力;国家有关规定对投标人资格条件或者招标文件对投标人资格条件有规定的,投标人应当具备规定的资格条件。

2、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部18号令)第二十九条规定:投标人是响应招标并且符合招标文件规定资格条件和参加投标竞争的法人、其他组织或者自然人。

3、《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定:供应商参加政府采购活动应当具备下列条件:

(一)具有独立承担民事责任的能力;

(二)具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;

(三)具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

(四)有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;

(五)参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录;

(六)法律、行政法规规定的其他条件。

采购人可以根据采购项目的特殊要求,规定供应商的特定条件,但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

4、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条规定:参加政府采购活动的供应商应当具备政府采购法第二十二条第一款规定的条件,提供下列材料:

   (一)法人或者其他组织的营业执照等证明文件,自然人的身份证明;

   (二)财务状况报告,依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料;

   (三)具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料;

   (四)参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明;

   (五)具备法律、行政法规规定的其他条件的证明材料。

采购项目有特殊要求的,供应商还应当提供其符合特殊要求的证明材料或者情况说明。

目前,我们中心编制的招标文件中关于“资质要求”有这样表述的:

第一部分 竞争性谈判邀请

2、投标人资格要求

2.1符合《中华人民共和国政府采购法》及相关法律规定;

2.2具备该项目经营资质的供应商(由评标委员会评定);

2.3投标人须提供如下相关资质文件原件;

2.3.1营业执照;

2.3.2组织机构代码证;

2.3.3税务登记证;

2.3.4法人代表授权委托书;

2.3.5银行开户许可证;

2.3.6参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明(“声明函”格式详见招标文件第四部分);

2.3.7项目具体要求的其他相关资质文件(详见招标文件);

说明: 以上资质的符合性审定以依法组建的评标委员会评审结论最终认定为准。

第二部分  投标方须知

10.2资格证明文件

   下列各条款为必备条款,需评标现场出示原件、否则按废标处理,资质文件原件单独装袋,评委审核后退回,)

  (1) 企业法人营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、银行开户许可证、参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明(加盖公章)

 (2) 法定代表人授权书(非法定代表人参与投标的)一式两份,投标文件中和资格评审现场各用一份;

 (3) 联合投标协议(如果项目允许联合体投标且投标人为联合体)

 (4)现场投标代表身份证原件;

 (5)manbetx万博体育开具的投标保证金收据原件;

 (6)招标文件要求的其他相关资质原件;

(7) 以上资质证明文件及本项目要求提供的相关资质的真实性、合法性,由依法组成的谈判小组审核,资质的符合性审定以谈判小组评标结论最终认定为准。

22. 投标方有下列情况之一的,其投标文件将被拒绝或投标无效。

22.11开标现场未携带企业法人营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、中小企业声明函(盖章)及涉及本项目的相关资质原件的;

25.评标标准与办法

商务条款:营业执照原件、税务登记证原件、组织机构代码证原件、银行开户许可证、检察机关开具的参加政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法证明。

值得注意的是:这些内容都是出自同一采购文件,并且这种情况并不唯一。

在这个质疑案例中,这些成了未中标供应商“刁难”的武器。营业执照原件、企业法人营业执照副本,分别出现了两次,难免让供应商“钻空子”。

企业法人营业执照顾名思义是指,有企业法人资格的单位执有的合法经营的证明。他只对具有法人资格的企业颁发。按照类型有《个人独资企业营业执照》、《合伙企业营业执照》、《企业法人营业执照》(分为有限责任公司,股份有限责任公司,外资公司,中外合资、港澳台资公司等等)。

营业执照往往只是指该持证人具有经营权,但不具有法人资格,比如《个体工商户营业执照》、《农民专业合作社营业执照》、非企业法人营业执照(如出版类、研究所之类带有事业单位性质的经营性单位)、合伙组织,某法人企业的下设部门、分支机构等。

营业执照分正本和副本,二者具有相同的法律效力。

那么我们在今后编制招标(采购)文件时,具体应该要求《营业执照副本》还是《企业法人营业执照副本》呢?

货物类主要依据:1.具有独立承担民事责任的能力;2.采购人可以根据采购项目的特殊要求,规定供应商的特定条件,但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。所以,我认为除非采购项目有特殊要求,从其要求外,均应要求《营业执照副本》即可。所谓特殊要求要看其商务条款,例如:

    商务条款:1、供应商资质要求(专业):投标供应商必须是具有独立法人资格的国内生产企业,同时其营业执照范围内具有本项目车厢可卸式垃圾车的经营权限。并提供车厢可卸式垃圾车需制造厂家的授权书原件。那么此时应要求提供《企业法人营业执照副本》。

    工程类主要依据:投标人应当具备承担招标项目的能力;国家有关规定对投标人资格条件或者招标文件对投标人资格条件有规定的,投标人应当具备规定的资格条件。所以,招标人应根据具体项目规定相应的资格条件,并注意同一招标文件中的资质要求必须一致。

而对于“参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明(加盖公章)”问题。 今后我们应统一为“加盖公章的书面声明”而非“检察院证明”。这是因为:

1声明,是告启类文书的一种。它是就有关事项或问题向社会表明自己立场、态度的应用文体。政党和国家的领导机关及其领导人、机关单位、社会团体、企事业单位、其他组织或公民个人均可发表声明。

2、重大违法记录,是指供应商因违法经营受到刑事处罚或者责令停产停业、吊销许可证或者执照、较大数额罚款等行政处罚

重大违法违规行为的认定:

1)重大违法行为是指违反国家法律、行政法规,且受到行政处罚、情节严重的行为。

2)对于该问题目前的审核尺度是:原则上,凡被相关行政机关给予罚款以上行政处罚的行为,都视为重大违法行为。但行政处罚的实施机关依法认定该行为不属于重大违法行为,并能够依法作出合理说明的除外。

3)上述行政处罚主要是指财政、税务、审计、海关、工商等部门实施的涉及公司经营活动的行政处罚决定。被其他有权部门实施行政处罚的行为,涉及明显有违诚信,对公司有重大影响的也在此列。

《中华人民共和国政府采购法》第七十七条 供应商有下列情形之一的,处以采购金额千分之五以上千分之十以下的罚款,列入不良行为记录名单,在一至三年内禁止参加政府采购活动,有违法所得的,并处没收违法所得,情节严重的,由工商行政管理机关吊销营业执照;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

(一)提供虚假材料谋取中标、成交的;

(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的;

(三)与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的;

(四)向采购人、采购代理机构行贿或者提供其他不正当利益的;

(五)在招标采购过程中与采购人进行协商谈判的;

(六)拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。

《中华人民共和国招标投标法实施条例》第六十八条规定:投标人有下列行为之一的,属于招标投标法第五十四条规定的情节严重行为,由有关行政监督部门取消其1年至3年内参加依法必须进行招标的项目的投标资格:
   
(一)伪造、变造资格、资质证书或者其他许可证件骗取中标;
   
(二)3年内2次以上使用他人名义投标;
   
(三)弄虚作假骗取中标给招标人造成直接经济损失30万元以上;
   
(四)其他弄虚作假骗取中标情节严重的行为。
   
投标人自本条第二款规定的处罚执行期限届满之日起3年内又有该款所列违法行为之一的,或者弄虚作假骗取中标情节特别严重的,由工商行政管理机关吊销营业执照。

由此可见,生产经营单位的生产经营活动受到多个行政机关的监管,生产经营单位在生产经营过程中发生的各种违法行为,包括重大违法行为,可能涉及一个或多个不同行政机关的监管领域和相应的法律或行政法规,其重大违法行为记录也可能在一个或多个不同行政机关中有所记载。检察机关针对生产经营单位的违法行为的管辖具有法定的局限性,不能涵盖生产经营单位的所有违法行为,检察机关出具的证明材料,只能证明生产经营单位在检察机关管辖范围内没有重大违法行为记录,不能证明生产经营单位在其他行政机关管辖范围内没有重大违法行为记录,因此,单一由检察机关出具的证明材料不应具备《中华人民共和国政府采购法》及《中华人民共和国政府采购法实施条例》法定的效力。

可能我们会认为招标(采购)文件已经写明:以上资质证明文件及本项目要求提供的相关资质的真实性、合法性,由依法组成的谈判小组审核,资质的符合性审定以谈判小组评标结论最终认定为准。那么在评标过程中如果有供应商对此提出质疑,可以由评标委员会出具一份说明,认定这两项条款为同一内容。但是,这么做我认为是不符合规定的。

1、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十一条规定:评标委员会、竞争性谈判小组或者询价小组成员应当按照客观、公正、审慎的原则,根据采购文件规定的评审程序、评审方法和评审标准进行独立评审。

2、《中华人民共和国招标投标法实施条例》第四十九条规定:评标委员会成员应当依照招标投标法和本条例的规定,按照招标文件规定的评标标准和方法,客观、公正地对投标文件提出评审意见。招标文件没有规定的评标标准和方法不得作为评标的依据。

3、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部18号令)第五十五条规定:在评标中,不得改变招标文件中规定的评标标准、方法和中标条件。

4、《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部74号令)第三十条规定:谈判小组应当对响应文件进行评审,并根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。

第三十二条规定:在谈判过程中,谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经采购人代表确认。

第四十六条规定:询价小组在询价过程中,不得改变询价通知书所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。

由此可见,只有谈判小组可以变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,其他均不可以变动。

最后,我们来谈谈“技术参数和评标标准”。

实际工作中,编制招标(采购)文件学问最多的应该是技术参数和评标标准。这两项内容一般由招标(采购)人提供,我们只负责审核,看是否有不合理、不合法要求,是否有排他性等。这也是容易被招标(采购)人利用,设置“陷阱”的地方,对于此我们来共同听一听给我们讲课的老师是怎么说的。(播放录音)

    1、《中华人民共和国招标投标法实施条例》第三十二条规定招标人不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人或者投标人。
   
招标人有下列行为之一的,属于以不合理条件限制、排斥潜在投标人或者投标人:
   
(一)就同一招标项目向潜在投标人或者投标人提供有差别的项目信息;
   
(二)设定的资格、技术、商务条件与招标项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关;
   
(三)依法必须进行招标的项目以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标条件;
   
(四)对潜在投标人或者投标人采取不同的资格审查或者评标标准;
   
(五)限定或者指定特定的专利、商标、品牌、原产地或者供应商;
   
(六)依法必须进行招标的项目非法限定潜在投标人或者投标人的所有制形式或者组织形式;
   
(七)以其他不合理条件限制、排斥潜在投标人或者投标人。

    2、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第二十条规定:采购人或者采购代理机构有下列情形之一的,属于以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇:

   (一)就同一采购项目向供应商提供有差别的项目信息;

   (二)设定的资格、技术、商务条件与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关;

   (三)采购需求中的技术、服务等要求指向特定供应商、特定产品;

   (四)以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标、成交条件;

   (五)对供应商采取不同的资格审查或者评审标准;

   (六)限定或者指定特定的专利、商标、品牌或者供应商;

   (七)非法限定供应商的所有制形式、组织形式或者所在地;

   (八)以其他不合理条件限制或者排斥潜在供应商。

    我们受理的一件质疑项目中,采用的是综合评分法,其评分标准和评分细则中的基准技术(共25分),第三条是这样要求的:

    3)技术数据指标达不到招标文件要求的,每负偏离一条扣2分,累计4条不符合招标文件要求的,基准技术得分为零分。(技术数据逐条响应的正、负偏离认定以投标人出具的所投产品(辅助工艺除外)的省级以上的检测机构检验报告数据为准,凡无报告、报告中无该项数据或报告中该项数据不满足的都视为负偏离。投标时携带原件备查,如无法提供原件也将视为负偏离)。

在这个质疑案例中,评标委员会没有对检测报告原件审查成为了质疑事项。如果我们在招标文件中把“备”字改成“审”字,那么此项质疑将不会出现。

通过刚才的探讨,我们不难发现,今后大家在编制招标(采购)文件时注意细节,进一步提高我们的业务水平,做文字游戏的高手。不但会避免很多问题和不必要的纷争,提高我们的工作效率,而且能为我们中心工作再上新台阶添砖加瓦!

公共资源交易中心法规部

郑晶